Stand: 26. August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
BeNiTo II eGbR
Gartenstraße 24
34516 Vöhl
Deutschland
Telefon: 05635 / 272
E-Mail: info@benitho.de
Internet: https://immo.benitho.de
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website und unserer geschützten Portale, die Durchführung von Miet-, Verwaltungs-, Makler-, Dienstleistungs- oder sonstigen Vertragsverhältnissen, die Bearbeitung von Anfragen sowie die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Als Rechtsgrundlagen kommen insbesondere in Betracht:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen.
3. Hosting und Server-Logdateien
Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode gehören.
Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Erkennung und Abwehr von Missbrauch und Angriffen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetangebots.
4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Unsere Website verwendet eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Dadurch sollen Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragen werden, vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt werden.
5. Cookies und vergleichbare Technologien
Unsere Website und insbesondere die geschützten Portalbereiche verwenden technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Speichertechnologien. Diese können insbesondere für Anmeldung und Sitzungsverwaltung, Benutzer- und Rollenberechtigungen, Sicherheitsfunktionen, Speicherung von Datenschutzeinstellungen, Formularfunktionen und Schutz vor unberechtigten Zugriffen erforderlich sein.
Soweit nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien verwendet werden, erfolgt deren Einsatz grundsätzlich erst nach Ihrer Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie- und Datenschutzeinstellungen widerrufen werden.
6. Kontaktformular
Wenn Sie unser Kontaktformular verwenden, verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht sowie gegebenenfalls Telefonnummer und weitere freiwillig mitgeteilte Angaben.
Steht Ihre Anfrage im Zusammenhang mit einem bestehenden oder beabsichtigten Vertrag, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Kontakt per E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt der Kommunikation und kann insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO sein.
8. Benutzerkonten und Login
Für Mieter, Eigentümer, Vermieter, Handwerker, Dienstleister und sonstige berechtigte Nutzer können geschützte Benutzerkonten eingerichtet werden.
Dabei können insbesondere Vor- und Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten, verschlüsselt gespeicherte Zugangsdaten, Benutzerrolle, Login- und Sicherheitsinformationen, Objekt- und Wohnungszuordnung sowie Berechtigungen innerhalb des Portals verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung des zugrunde liegenden Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Sicherung der Benutzerkonten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Protokollierung von Benutzeraktivitäten
Zum Schutz unserer Systeme und zur nachvollziehbaren Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen können sicherheits- und vorgangsrelevante Aktivitäten protokolliert werden. Hierzu können insbesondere Anmeldezeitpunkte, fehlgeschlagene Loginversuche, Benutzerkennung, IP-Adresse, Änderungen von Stammdaten, Uploads und Downloads, Reparaturmeldungen, Statusänderungen und Berechtigungsänderungen gehören.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
10. Mieterportal
Im Mieterportal können insbesondere Stammdaten, Anschrift und Wohnungszuordnung, Mietvertragsdaten, Vertragsunterlagen, Abrechnungen, Rechnungen, Betriebskosteninformationen, Kontaktdaten, Schriftverkehr, Hausmitteilungen, Reparatur- und Schadensmeldungen, Fotos, Dokumente, Terminvereinbarungen und Bearbeitungsstände verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung des Mietverhältnisses und zur Erfüllung von Verwaltungsaufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie gegebenenfalls aufgrund gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
11. Eigentümer- und Vermieterportal
Im Eigentümer- bzw. Vermieterportal können insbesondere Namen und Kontaktdaten, Objekt- und Eigentumsdaten, Informationen zu Wohnungen und Mietverhältnissen, Verwaltungsunterlagen, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Rechnungen, Wartungs- und Instandhaltungsinformationen, Angebote, Aufträge, Dokumentationen sowie Kommunikations- und Vertragsdaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung des jeweiligen Verwaltungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
12. Handwerker- und Dienstleisterportal
Zur Koordination von Reparaturen, Wartungsarbeiten und sonstigen Dienstleistungen können personenbezogene Daten an beauftragte Handwerker, Hausmeister, Techniker oder sonstige Dienstleister weitergegeben werden.
Hierzu können insbesondere Objektanschrift, Wohnungs- oder Einheitenbezeichnung, Name des erforderlichen Ansprechpartners, Kontaktdaten, Beschreibung eines Mangels oder Schadens, Fotos, Terminangaben, erforderliche Zugangsinformationen und Informationen zum Arbeitsauftrag gehören.
Es werden grundsätzlich nur die Daten übermittelt, die für den jeweiligen Auftrag erforderlich sind.
13. Reparatur-, Schaden- und Servicemeldungen
Bei einer Reparatur-, Schaden- oder Servicemeldung können insbesondere meldende Person, Objekt und Wohneinheit, Beschreibung des Vorgangs, Fotos und Dateien, Zeitpunkt der Meldung, Bearbeitungsstatus, zuständiger Mitarbeiter oder Dienstleister, Kommunikation zum Vorgang sowie gegebenenfalls Kosten-, Angebots- und Rechnungsinformationen verarbeitet werden.
14. Upload von Dokumenten und Bildern
In bestimmten Portalbereichen können Dokumente, Rechnungen, Bilder und sonstige Dateien hochgeladen werden. Bitte übermitteln Sie nur Daten und Unterlagen, die für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind.
15. Geschützter Nachbarschaftsbereich
Soweit ein geschützter Nachbarschaftsbereich bereitgestellt wird, können berechtigte Nutzer Informationen innerhalb ihrer jeweiligen Objekt- oder Hausgemeinschaft einsehen und – abhängig von den freigeschalteten Funktionen – selbst Beiträge veröffentlichen.
Nutzer dürfen keine personenbezogenen Daten anderer Personen ohne entsprechende Berechtigung veröffentlichen.
16. Verwaltungskommunikation und Gesprächsnotizen
Kommunikation im Zusammenhang mit Miet-, Eigentums-, Verwaltungs-, Reparatur- oder Dienstleistungsverhältnissen kann innerhalb des jeweiligen Vorgangs dokumentiert werden. Dazu können E-Mails, Portalnachrichten, Gesprächsnotizen, Terminabsprachen und Bearbeitungsvermerke gehören.
17. Telefonaufzeichnungen
Soweit für bestimmte Kommunikations- oder Betreuungsleistungen eine technische Aufzeichnung von Telefongesprächen angeboten wird, erfolgt eine Aufzeichnung grundsätzlich nur nach vorheriger Information und erforderlicher Einwilligung der Gesprächsteilnehmer.
Eine heimliche Aufzeichnung von Telefongesprächen findet nicht statt. Alternativ können Gesprächsinhalte durch eine schriftliche Gesprächsnotiz dokumentiert werden.
18. Bank-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten
Soweit dies für die Immobilienverwaltung oder Vertragsdurchführung erforderlich ist, können insbesondere IBAN, Kontoinhaber, Zahlungseingänge, Miet- und Hausgeldzahlungen, Betriebskostenzahlungen, Rückerstattungen, offene Forderungen sowie Buchungs- und Rechnungsinformationen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
19. Interessenten- und Vermietungsdaten
Soweit über die Website oder das Portal Mietinteressenten betreut werden, können insbesondere Name und Kontaktdaten, gewünschtes Mietobjekt, Haushaltsgröße, erforderliche Einkommens- und Beschäftigungsinformationen sowie vorgelegte Nachweise verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bonitätsinformationen werden nur verarbeitet oder eingeholt, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
20. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Wir bitten darum, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO zu übermitteln, wenn dies für die Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs nicht erforderlich ist.
21. Daten von Haushaltsangehörigen und Minderjährigen
Im Rahmen eines Miet- oder Verwaltungsverhältnisses können Informationen über weitere Bewohner oder Haushaltsangehörige verarbeitet werden, soweit dies zur Durchführung des Mietverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
22. Push-Benachrichtigungen
Soweit Push-Benachrichtigungen angeboten werden, erfolgt deren Aktivierung erst nach entsprechender Freigabe durch den Nutzer bzw. dessen Browser oder Endgerät. Die Berechtigung kann über die Einstellungen des Browsers oder Endgerätes widerrufen werden.
23. Externe Inhalte und Dienste
Auf einzelnen Seiten können externe Dienste oder Inhalte eingebunden werden, beispielsweise Karten-, Video-, Schrift- oder Sicherheitsdienste.
Soweit diese Dienste nicht technisch zwingend erforderlich sind, werden sie grundsätzlich erst nach einer entsprechenden Einwilligung geladen.
Beim Laden externer Inhalte können insbesondere IP-Adresse, Geräteinformationen und Informationen über den Seitenaufruf an den jeweiligen Anbieter übertragen werden.
Je nach tatsächlicher technischer Konfiguration können insbesondere Google Maps, Google reCAPTCHA, Google Fonts bzw. externe Webfonts, YouTube oder Vimeo betroffen sein. Welche Dienste konkret eingesetzt werden, ist in unseren Cookie- und Datenschutzeinstellungen aufgeführt.
Nicht eingesetzte Dienste sind aus dieser Datenschutzerklärung zu entfernen. Neu hinzukommende Dienste sind vor ihrem Einsatz datenschutzrechtlich zu prüfen und die Datenschutzerklärung ist entsprechend zu ergänzen.
24. Herkunft personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können neben der direkten Erhebung bei der betroffenen Person insbesondere durch Eigentümer, Vermieter, andere Hausverwaltungen, Miteigentümer, Mieter, Handwerker, Dienstleister, Versorgungs- und Messdienstleister, Versicherungen, Behörden und sonstige Vertragspartner übermittelt werden.
25. Empfänger personenbezogener Daten
Empfänger personenbezogener Daten können – soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich – insbesondere Eigentümer, Vermieter, zuständige Mitarbeiter, Hausmeister, Handwerker, Dienstleistungsunternehmen, Energie- und Versorgungsunternehmen, Messdienstleister, Versicherungen, Banken, Zahlungsdienstleister, Steuerberater, Rechtsberater, Behörden, Gerichte sowie IT-, Hosting-, E-Mail-, Backup- und Softwaredienstleister sein.
26. Auftragsverarbeitung
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden diese – soweit gesetzlich erforderlich – auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.
27. Rollen- und Berechtigungskonzept
Die Portalbereiche werden nach Benutzerrollen und Berechtigungen getrennt. Mieter, Eigentümer, Handwerker und sonstige Nutzer erhalten grundsätzlich nur Zugriff auf diejenigen Daten und Funktionen, die für ihre jeweilige Rolle, ihr Objekt oder den konkreten Vorgang erforderlich sind.
28. Datensicherungen und Backups
Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit unserer Systeme können regelmäßige Datensicherungen erstellt werden. Personenbezogene Daten können daher für einen begrenzten Zeitraum auch in Sicherungskopien vorhanden sein, nachdem sie aus dem aktiven System gelöscht wurden.
29. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach der Dauer des Vertragsverhältnisses, der Bearbeitung eines Vorgangs, gesetzlichen Verjährungsfristen, handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie bestehenden Rechtsstreitigkeiten oder offenen Forderungen.
30. Beendigung eines Benutzerkontos
Nach Ende des zugrunde liegenden Miet-, Verwaltungs- oder Dienstleistungsverhältnisses kann der Portalzugang deaktiviert oder gelöscht werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Sicherung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.
31. Datenübergabe bei Verwalterwechsel
Bei Beendigung eines Verwaltungsverhältnisses können die für die weitere Verwaltung erforderlichen Unterlagen und Daten im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen an den Eigentümer, die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder einen ordnungsgemäß legitimierten Nachfolgeverwalter übergeben werden.
32. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu können insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffsbeschränkungen, Rollenberechtigungen, Passwortschutz, regelmäßige Datensicherungen, Sicherheitsupdates und Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge gehören.
33. Datenschutzverletzungen
Sollte es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten kommen, prüfen wir unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, erfolgt eine Meldung gemäß Art. 33 DSGVO und gegebenenfalls eine Benachrichtigung gemäß Art. 34 DSGVO.
34. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
- Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
- Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
- Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@benitho.de wenden.
35. Beschwerderecht
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Deutschland
36. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet über immo.benitho.de grundsätzlich nicht statt, sofern bei einer bestimmten Funktion nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben wird.
37. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Portalangebote, eingesetzte technische Systeme oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf immo.benitho.de veröffentlichte aktuelle Fassung.
38. Consent-Verwaltung mit Real Cookie Banner
Zur Einholung, Verwaltung und Dokumentation von Cookie- und Trackingeinwilligungen setzen wir das Consent-Management-Tool „Real Cookie Banner” ein.
Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: der Inhalt Ihrer Einwilligung bzw. Ihres Widerspruchs, ein zur Zuordnung Ihrer Auswahl erforderlicher pseudonymer Identifikator, der Zeitpunkt der Einwilligung sowie technische Angaben wie IP-Adresse, Browserkennung und die aufgerufene Seite.
Diese Daten werden auf unseren eigenen Servern gespeichert; eine Übermittlung an den Hersteller des Tools erfolgt hierbei nicht.
Rechtsgrundlage für die Speicherung ist zum einen die Erfüllung unserer gesetzlichen Nachweispflicht, dass eine Einwilligung wirksam eingeholt wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), zum anderen unser berechtigtes Interesse, Ihre getroffene Auswahl bei erneuten Seitenaufrufen zu berücksichtigen, ohne Sie erneut abfragen zu müssen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Einwilligungsdaten werden grundsätzlich für die Dauer von bis zu 365 Tagen gespeichert, sofern nicht zuvor eine erneute oder geänderte Einwilligung erfolgt.